Quel logiciel de gestion de références commerciales (2023) ?
Sommaire
Gérer manuellement vos références commerciales est fastidieux?
De nombreuses entreprises sont confrontées à des limites, des coûts élevés et des risques lorsqu’elles manipulent leurs références commerciales manuellement. Nous en parlions dans notre article.
Explorons ici les avantages de l’utilisation d’un logiciel pour gérer vos références commerciales et analysons les choix possibles qui s’offrent à vous.
Les limites de la gestion manuelle
La gestion manuelle des références commerciales peut présenter plusieurs inconvénients pour une société de services.
Tout d’abord, c’est généralement une perte de temps qui ne devrait pas être négligée pour l’équipe commerciale. Par exemple lors de la rédaction d’une proposition commerciale, si vous voulez mettre en avant les 5 à 10 références clés en lien avec votre prospect, et que votre seul source de donnée est vos collègues….alors il est fort probable que vous rentrerez dans un tunnel de frustration à coup de “et tu sais pas ce qu’on a fait récemment dans le secteur ferroviaire?”, “et on a déjà travaillé sur un projet de conception mécanique?”.
Votre équipe commerciale à surement d’autres choses à faire que de passer “un peu” de temps à mobiliser le savoir historique des anciennes et des anciens au café, par tchat, par mail,…
D’autre part, la gestion manuelle des références commerciales entraine une gestion hétérogène des références. Certaines seront très peu décrites, d’autres très étoffées…Outre la perte de temps pour la ou le commercial.e qui devra tout remettre en forme lors de l’utilisation de plusieurs références non structurées, c’est surtout une source de perte de donnée, de savoir et de connaissance sur ce que votre entreprise est capable de réaliser.
De façon générale, la gestion manuelle des références commerciales va donner le sentiment de ne pas mettre toutes vos chances de votre côté lors des phases de ventes en ne mettant pas en valeur votre savoir faire comme il se doit, et donc une certaine frustration.
Les avantages d'utiliser un logiciel de gestion de référence
Un logiciel de gestion des références commerciales peut donc être mise en place.
Les principaux avantages sont:
📈 un gain de temps pour les équipes commerciales et/ou marketing
🏆 de meilleur chance d’être pertinent pendant les phases de prospection et de vente
📚un knowledge management efficace pendant l’onboarding de nouveaux collaborateurs
Généralement, le logiciel de gestion des références commerciales devient une nécessité pour les entreprises de services ayant un volume important de références. Il permet d’économiser du temps et de l’argent et facilite la communication interne, ce qui peut accroître la productivité de l’entreprise.
Lors de la sélection d’un logiciel de gestion des références commerciales, il est important d’évaluer vos besoins spécifiques. Quelles sont les fonctionnalités essentielles pour votre entreprise ? Quel est le volume de vos références commerciales actuelles et prévues ? Combien de proposition commerciales sont faites par mois et combien de temps est perdu par les commerciaux à chercher les bonnes références? Quels serait l’impact en terme de vente si vous aviez des références pertinentes?
Enfin, l’analyse des coûts est cruciale pour s’assurer que le logiciel de gestion des références commerciales est rentable pour votre entreprise. Il est important de prendre en compte tous les coûts, y compris les coûts de mise en œuvre, de formation et de maintenance à long terme. Et nous le verrons dans le chapitre d’après, différents modèles existe sur ce point.
Quel logiciel de gestion de références commerciales?
Un logiciel de gestion de références commerciales est une solution conçue pour aider les entreprises à enregistrer et à gérer efficacement les références de leurs clients. Il implique l’enregistrement de toutes les informations des clients afin de pouvoir y associer les références et fournit des fonctionnalités avancées. On y retrouve la recherche sur l’ensemble des informations de la référence (budget, année,..), la possibilité de collaborer pour enrichir les références, la capacité à générer automatiquement des documents de références en utilisant le template de votre entreprise, et plus encore…
Nous avons listé les différents moyens que nous avons rencontrés dans les sociétés de services pour gérer ce sujet.
1.Les bases documentaires
Le premier reflexe pour gérer ce sujet est de mettre un système de base documentaire comme Sharepoint, GDrive,…sur lesquels l’entreprise va mettre le template d’une référence.
Cela peut etre une slide par référence (c’est souvent le cas), mais cela peut etre également une ou deux pages d’un document texte ou pourquoi un fichier excel…🤯
L’inconvénient de cette approche c’est qu’elle ne traite pas les points de difficultés cités précédemment, ou alors que très partiellement. Si on prend le cas de la recherche, vous serez généralement très limité. Si on imagine le cas où vous changez de charte graphique et que vous avez déjà plusieurs centaines de références, vous n’avez aucune fonctionnalités vous permettant de re-générer automatiquement vos documents de références. Bref, c’est un bon moyen de commencer mais qui est très vite limité…l’avantage est qu’il ne coûte rien, si ce n’est le temps de mise en oeuvre souvent fait en interne par un collaborateur.
2.Les développements custom
Les développements Custom sont généralement ce que l’on retrouve dans les sociétés de services qui sont passées par la gestion en mode bases documentaires et qui en ont vu les limites. Il y a deux grandes approches approches possibles.
La première étant de partir de 0 (que ce soit avec un language, un framework ou une plateforme no-code comme Bubble par exemple). C’est une solution idéale car vous allez pouvoir imaginer l’ensemble des fonctionnalités que vous souhaitez. La limite étant…l’argent. Faire du développement from scratch a un coup très élevé en général et c’est un choix qui sera réalisé dans la plupart des cas pour des applications à haute valeur ajoutée et/ou critique pour la société. Et autant se le dire de suite, la gestion des références est importante mais pas à n’importe quel prix.
La deuxième façon de faire est d’utiliser un logiciel existant dans votre SI qui a des capacités d’extensions via du développement.
Ces applications ont généralement une capacité de modélisation étendue. Cela peut être le cas d’un CRM comme Salesforce ou d’une plateforme de gestion (qu’on pourrait assimiler à un ERP) comme Alibeez ou Boondmanager .
On a également trouvé des sociétés qui utilisent des solutions de gestion de projet pour modéliser leurs références comme Podio .
Avec ce type d’outil vous allez pouvoir ‘modéliser’ ce qu’est une référence pour votre société (et donc être pertinent sur les types d’informations que vous souhaitez pour une référence ‘type’), ensuite générer un formulaire pour que votre équipe puisse le renseigner facilement. Certaines fonctionnalités comme la collaboration ou la recherche pourront être présentes mais elles ne seront pas spécifiquement mise en place pour vos références, les résultats de recherche risque de ne pas être pertinent et les droits/rôles n’auront aucune finesse quant à la problématique métier. Pour ce qui est de la génération de document ca sera surtout une question du coût du développement Custom car il est fort probable que ce ne soit pas une fonctionnalité native de ces solutions.
- Logiciel SaaS pour traiter cette verticale
La problématique est assez présente dans les sociétés de services que nous avons rencontrés pour qu’elle puissent bénéficier de sa solution SaaS, i.e un outil pensé et développé pour gérer ce sujet spécifiquement.
L’ensemble des fonctionnalités attendues par ce genre d’outil sont les suivantes:
🔎 la recherche de références pertinentes lors des phases de prospection, vente, closing
📄 la génération automatique de document de références en utilisant des templates de la société (par exemple un template par secteur d’activité)
👩💻 possibilité de modéliser soi-même les références dans l’outil pour coller au mieux aux métiers de la société
🤝 la possibilité de collaborer pour rédiger les références
🖥 le partage de référence à des personnes extérieurs de la société, notamment à des fins de prospection
😎 l’aide à la saisie
📊 le pilotage grâce à des KPIs (complétude, nombre de références, top des clients,….)
L’avantage du mode SaaS, à l’inverse du développement custom, c’est le fait d’avoir une plateforme en constante évolution. Dans ce type de solution on peut citer Showy.
Conclusion
Le sujet est très présent et les retours sont toujours les mêmes lors de nos interview. “Pfff on a vraiment du mal à gérer ça”
L’approche custom n’aura que très peu d’intérêt au vue du coût qu’elle va engendrer et la réponse à cette problématique doit se faire dans une réalité économique acceptable par les sociétés de services.
Le choix d’une solution SAAS verticalisée sur la problématique semble assez évidente…